29 Janvier 2019
Flash Droit Social (États-Unis)
"J’ai une filiale et des salariés aux Etats-Unis: devrais-je adopter un Code de Conduite/Employee Handbook ?"
En tant qu’employeur américain, vous n’avez aucune obligation d’avoir en place un code de conduite, dit « employee handbook ». Mais la plupart des entreprises en adoptent un, ou tout au moins un certain nombre de codes de conduite. Pourquoi?
A quoi servent les chartes éthiques/codes de conduite aux Etats-Unis ?
Même si le contrat de travail est en général «at will» aux Etats-Unis, donnant la possibilité de licencier sans justification, la plupart du contentieux de droit du travail trouve son origine soit (i) dans des accusations de traitement discriminatoire (au cours du recrutement, de la relation de travail, ou du licenciement), soit (ii) dans des accusations de non-respect du salaire minimum et du paiement des heures supplémentaires. Or, si la société a en place des codes de conduite clairs, et les respecte, ces risques peuvent être minimisés. En effet, les codes de conduite servent notamment à :
Mais attention, les codes de conduite peuvent aussi servir à vous attaquer :
- De même, si vous n’avez que 5 ou 10 salariés, votre code de conduite ne devrait pas lister, ou même mentionner, les lois qui ne s’appliquent qu’aux entreprises de plus de 20 ou 50 salariés. Cela paraît évident, mais beaucoup d’entreprises adoptent des codes de conduite tout faits, trouvés en ligne, ou non adaptés à leur situation. Ces entreprises se soumettent ainsi volontairement à des obligations légales supplémentaires, coûteuses et contraignantes.
Assurez-vous aussi que votre code de conduite est à jour
Le droit social est un droit mouvant. Ce qui est vrai en France l’est ici aussi aux Etats-Unis. Assurez-vous que vous restez au fait de cette évolution, que vous êtes informé des nouvelles lois et que votre code est a jour. Par exemple, en 2017, plusieurs états et municipalités, telle que l’Illinois et Chicago, ont mis en place des lois qui obligent les employeurs à accorder aux salariés un minimum de jours de congés maladies. Il n’y avait auparavant aucune obligation dans ce sens. Une mise à jour annuelle est l’occasion de former la personne de votre équipe en charge des ressources humaines sur ces nouvelles obligations. Une revue de votre employee handbook vous aidera à rester en conformité avec la réglementation en vigueur.
Faites signer le code de conduite par vos salariés
Enfin, notez que, pour être utiles, les codes de conduites, ou l’employee handbook qui les rassemble, doivent être communiqués et signés par les salariés, lors du recrutement et de préférence chaque année.
Pansard & Associates
Qui sommes-nous ? Notre cabinet d'avocats est spécialisé en droit des affaires, dans le conseil des filiales américaines de sociétés étrangères. N’hésitez pas à nous contacter : contact@pansardlaw.com
Disclaimer: the content of this article has been prepared by Pansard & Associates LLC for informational purposes and is considered advertising material. This information is not intended to create, and does not create, a lawyer-client relationship. You should not act upon this information without seeking advice from a lawyer licensed in your own state. Please do not send or disclose to our firm confidential information or sensitive materials without our consent. Thank you.
Flash Droit Social (États-Unis)
"J’ai une filiale et des salariés aux Etats-Unis: devrais-je adopter un Code de Conduite/Employee Handbook ?"
En tant qu’employeur américain, vous n’avez aucune obligation d’avoir en place un code de conduite, dit « employee handbook ». Mais la plupart des entreprises en adoptent un, ou tout au moins un certain nombre de codes de conduite. Pourquoi?
A quoi servent les chartes éthiques/codes de conduite aux Etats-Unis ?
Même si le contrat de travail est en général «at will» aux Etats-Unis, donnant la possibilité de licencier sans justification, la plupart du contentieux de droit du travail trouve son origine soit (i) dans des accusations de traitement discriminatoire (au cours du recrutement, de la relation de travail, ou du licenciement), soit (ii) dans des accusations de non-respect du salaire minimum et du paiement des heures supplémentaires. Or, si la société a en place des codes de conduite clairs, et les respecte, ces risques peuvent être minimisés. En effet, les codes de conduite servent notamment à :
- informer les salariés de ce qui est attendu d’eux, vous permettant ainsi de faire référence à des manquements spécifiques pour discipliner ou licencier, donnant des moyens de défenses en cas d’accusations de l’employé de "discrimination" ou autre traitement abusif. Ainsi, afin de vous défendre contre une éventuelle accusation, il est utile d’inclure dans votre employee handbook les aspects de la relation de travail qui vous semblent les plus importants. Par exemple, mentionnez dans le code la ponctualité, la confidentialité, les absences répétées injustifiées, la consommation d’alcool ou de drogue pendant le travail, ou tout autre comportement que vous pouvez, en tant qu’employeur, avoir envie de décourager et si nécessaire, discipliner. Surtout, assurez-vous que les manquements aux codes de conduite sont documentés en temps réel, dans les jours qui suivent le manquement.
- prouver que l'entreprise cherche à respecter ses obligations légales. En cas de contentieux de droit du travail, l’employee handbook sert souvent de pièce à conviction, et peut servir à vous défendre, s'il montre que vous comprenez vos obligations et vous efforcez à respecter la loi.
Mais attention, les codes de conduite peuvent aussi servir à vous attaquer :
- Les états et les villes ont des lois différentes, en particulier en matière d’heures supplémentaires, salaire minimum ou de congés maladies. C’est pourquoi il faut rédiger votre code de conduite de manière claire et en conformité avec toutes les lois en vigueur, fédérales, étatiques et même municipales;
- Certaines choses ne doivent pas être inclues dans un code de conduite. Par exemple :
- De même, si vous n’avez que 5 ou 10 salariés, votre code de conduite ne devrait pas lister, ou même mentionner, les lois qui ne s’appliquent qu’aux entreprises de plus de 20 ou 50 salariés. Cela paraît évident, mais beaucoup d’entreprises adoptent des codes de conduite tout faits, trouvés en ligne, ou non adaptés à leur situation. Ces entreprises se soumettent ainsi volontairement à des obligations légales supplémentaires, coûteuses et contraignantes.
Assurez-vous aussi que votre code de conduite est à jour
Le droit social est un droit mouvant. Ce qui est vrai en France l’est ici aussi aux Etats-Unis. Assurez-vous que vous restez au fait de cette évolution, que vous êtes informé des nouvelles lois et que votre code est a jour. Par exemple, en 2017, plusieurs états et municipalités, telle que l’Illinois et Chicago, ont mis en place des lois qui obligent les employeurs à accorder aux salariés un minimum de jours de congés maladies. Il n’y avait auparavant aucune obligation dans ce sens. Une mise à jour annuelle est l’occasion de former la personne de votre équipe en charge des ressources humaines sur ces nouvelles obligations. Une revue de votre employee handbook vous aidera à rester en conformité avec la réglementation en vigueur.
Faites signer le code de conduite par vos salariés
Enfin, notez que, pour être utiles, les codes de conduites, ou l’employee handbook qui les rassemble, doivent être communiqués et signés par les salariés, lors du recrutement et de préférence chaque année.
Pansard & Associates
Qui sommes-nous ? Notre cabinet d'avocats est spécialisé en droit des affaires, dans le conseil des filiales américaines de sociétés étrangères. N’hésitez pas à nous contacter : contact@pansardlaw.com
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